Finalisasi Pengelolaan Arsip, Bawaslu Lima Puluh Kota Laksanakan Rapat Kerja Teknis Terkait Finalisasi Pengelolaan Kearsipan Di Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota.

Tanjung Pati, dalam rangka finalisasi pengelolaan arsip, Bawaslu Lima Puluh Kota adakan  Rapat Dalam Kantor Tentang Teknis Finalisasi Pengelolaan Kerasipan Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota, Senin (25/8).

Kegiatan yang dilaksanakan di kantor Bawaslu Lima Puluh Kota ini diikuti oleh Pimpinan, Kepala Sekretariat, dan Jajaran Sekretariat Bawaslu Lima Puluh Kota. Kegiatan ini dibuka dan di narasumberi oleh Yoriza Arsa selaku Ketua  Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota yang sekaligus menjadi koordinator divisi  Sumber Daya Manusia Organisasi dan Data.

Pengelolaan kearsipan diatur dalam Peraturan Bawaslu nomor 10 tahun 2020 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis Dan Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020 Tentang Jadwal Retensi Arsip.

Yoriza Asra menyampaikan dalam penyusutan arsip dapat dilakukan dengan 3 langkah, pertama memindahkan arsip inaktif kepada unit kearsipan, kedua, pemusnahan arsip yang akan diusulkan ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)  , ketiga yaitu penyerahan arsip statis ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau LKD (Lembaga Keasrsipan Daerah).

Dari ketiga Langkah tersebut yang sudah dilakukan oleh Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota yaitu memindahkan arsip inaktif kepada unit kearsipan.

Unit kearsipan  di Bawaslu RI dinamakan unit kearsipan 1 ,di Bawaslu Provinsi unit kerasipan 2 , dan di Bawaslu Kabupaten/Kota dinamakan unit kearsipan 3. Unit kearsipan 3 tersebut  berada di sub bagian sumber daya manusia.  

Tugas dari unit kearsipan 3 tersebut mulai dari menerima, mencatat setiap naskah dinas yang masuk dan yang dikeluarkan, mengolah dan menyajikan arsip, menerima daftar arsip aktif dari unit kerja paling lama 6 bulan setelah pelaksanaan kegiatannya. 

“Setiap 6 bulan  paling lama, setiap divisi wajib membuat daftar arsip aktif dan disampaikan kepada unit kearsipan, dan setiap paling lama  1 tahun harus dibuatkan  daftar arsip inaktif bersamaan dengan dokumennya dan disampaikan ke unit kearsipan,” Tegasnya.

Yoriza Asra selaku Ketua Bawaslu Lima Puluh Kota Juga mengatakan bahwa Langkah yang akan di lakukan oleh Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota sekarang yaitu pada pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) atau LKD (Lembaga Keasrsipan Daerah).

Diakhir penyampaian Yoriza Arsa mengharapkan kepada Sekretariat Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota beserta jajaran agar sesegara mungkin melakukan penuyusutan arsip yang ada di Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota walaupun tidak ada deadline yang diberikan.