Yoriza Asra : Pengelolaan Arsip Harus Dilaksanakan Secara Berkelanjutan

Tanjung Pati – Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan di Kantor Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota, Senin (20/7). Kegiatan ini dihadiri oleh Ketua dan Anggota Bawaslu, Kepala Sekretariat, serta seluruh jajaran sekretariat sebagai bagian dari upaya memperkuat tata kelola arsip yang tertib, sistematis, dan berkelanjutan.

Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota, Mellia Rahmi, saat membuka kegiatan menyampaikan bahwa Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota terus berkomitmen meningkatkan kualitas pengelolaan arsip. Salah satu langkah yang telah dilakukan adalah pelaksanaan rangkaian pengelolaan arsip statis hingga proses penyerahan arsip kepada lembaga kearsipan daerah.

"Kegiatan pengelolaan arsip ini merupakan kegiatan berkelanjutan yang akan terus dilaksanakan," ujar Mellia.

Ia menjelaskan, pada 30 Juni 2026 Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota telah menyerahkan 13 berkas arsip statis penanganan pelanggaran kepada Dinas Kearsipan Kabupaten Lima Puluh Kota. Penyerahan tersebut menjadi bagian dari komitmen Bawaslu dalam melaksanakan penyelamatan arsip yang memiliki nilai guna permanen sekaligus mendukung tertib administrasi kelembagaan.

Dalam rapat tersebut, masing-masing Kepala Subbagian turut memaparkan perkembangan inventarisasi dan penataan arsip pada setiap divisi. Pemaparan ini menjadi bahan evaluasi untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan arsip telah dilaksanakan di lingkungan Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota.

Ketua Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota, Yoriza Asra, dalam arahannya memberikan apresiasi kepada jajaran sekretariat atas upaya yang telah dilakukan dalam menata dan mengelola arsip kelembagaan.

"Saya mengapresiasi jajaran sekretariat yang telah memfokuskan pengelolaan arsip. Kegiatan ini menjadi momentum untuk mereviu apa yang telah dilakukan seluruh unit kerja dalam menginventarisasi arsip di Bawaslu Kabupaten Lima Puluh Kota," ujar Yoriza.

Ia menegaskan bahwa pengelolaan arsip tidak dapat dilakukan secara tiba-tiba, melainkan harus menjadi proses yang berkesinambungan karena dinamika dokumen di lingkungan Bawaslu terus berkembang.

"Dinamika arsip sangat tinggi. Setiap hari arsip akan terus bertambah dan pergerakan arsip aktif menjadi arsip inaktif akan terus berjalan. Oleh karena itu, pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara berkelanjutan agar seluruh dokumen dapat tertata dengan baik," tegasnya.

Selain melakukan evaluasi terhadap pengelolaan arsip yang telah berjalan, rapat juga dimanfaatkan sebagai forum diskusi untuk membahas berbagai tantangan serta menyusun rencana tindak lanjut dalam penguatan sistem ketatausahaan dan kearsipan. Hasil pembahasan tersebut diharapkan dapat menjadi acuan bagi seluruh unit kerja dalam meningkatkan kualitas pengelolaan arsip sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.